Wann Du welche Benachrichtigung erhältst

Alle Ereignisse, die Bpanda meldet: wer die Benachrichtigung bekommt, in welcher Kategorie sie erscheint und ob sie sofort oder in der täglichen Zusammenfassung per E-Mail kommt.

Welche Benachrichtigungen Du erhältst, hängt von Deinen Rollen und Deinen Abonnements ab. Ob daraus eine E-Mail wird, hängt vom Ereignis ab: Die meisten kommen einmal täglich gebündelt, fünf dringende sofort.

So liest Du die Tabellen

Wer die Benachrichtigung erhält: „Abonnenten” sind alle, die den Prozess oder das Review abonniert haben, selbst oder durch Bpanda, siehe Benachrichtigungen. „Du” heißt: Die Benachrichtigung geht an die Person, die das Ereignis betrifft. Ein Abonnement braucht sie dafür nicht.
Kategorie: der Filter im Register Mitteilungen.
E-Mail: täglich heißt, die Benachrichtigung steht in der nächsten täglichen Zusammenfassung, falls sie bis dahin ungelesen ist. Sofort heißt, Du erhältst kurz nach dem Ereignis zusätzlich eine eigene E-Mail. Keine heißt, das Ereignis erscheint nur in Bpanda.

Jobs

Ereignis	Wer die Benachrichtigung erhält	Kategorie	E-Mail
Dir wird ein Job zugeteilt	Du	Persönlich	sofort
Ein Job kann genommen werden	alle, die den Arbeitsschritt übernehmen können: die Gruppe, die Organisationseinheit oder der Verantwortungsbereich (Lane)	Persönlich	sofort

Siehe Jobs finden und Arbeitsschritte zuweisen.

Reviews

Ereignis	Wer die Benachrichtigung erhält	Kategorie	E-Mail
Ein Review wird gestartet	Reviewverantwortliche und Reviewteilnehmer	Review	sofort
Ein Reviewverantwortlicher schreibt allen Beteiligten	Reviewverantwortliche und Reviewteilnehmer	Persönlich	sofort
Du wirst nachträglich als Reviewteilnehmer oder Reviewverantwortlicher hinzugefügt	Du	Persönlich	täglich
Du wirst aus einem Review entfernt	Du	Persönlich	täglich
Feedback, eine Antwort auf Feedback oder eine Bewertung wird abgegeben	Abonnenten des Reviews	Review	täglich
Die Deadline des Reviews wird geändert	Abonnenten des Reviews	Review	täglich
Das Review wird beendet	Abonnenten des Reviews	Review	täglich

Das Abonnement eines Reviews legt Bpanda mit dem Start für alle Verantwortlichen und Teilnehmer an und entfernt es mit dem Ende. Siehe Ein Review aufrufen.

Prozesse

Ereignis	Wer die Benachrichtigung erhält	Kategorie	E-Mail
Ein neuer Prozess oder eine neue Revision wird importiert	Prozessverantwortliche, wer importiert hat, Abonnenten des Prozesses	Import	täglich
Ein Import schlägt fehl oder führt zu keiner neuen Revision	wer importiert hat	Import	täglich
Eine Prozessversion wird veröffentlicht	Abonnenten des Prozesses	Prozess	täglich
Die Gültigkeit einer Version wird geändert	Prozessverantwortliche, BPM-Manager, wer geändert hat, Abonnenten des Prozesses	Prozess	täglich
Eine Prozessversion läuft ab	Prozessverantwortliche	Persönlich	täglich
Ein Prozess wird aus- oder eingeblendet	Prozessverantwortliche, BPM-Manager, wer es ausgelöst hat	Prozess	täglich
Ein Anhang wird dem Prozess oder einem Element hinzugefügt	Abonnenten des Prozesses	Anhang	täglich

Fragen und Antworten

Ereignis	Wer die Benachrichtigung erhält	Kategorie	E-Mail
Jemand stellt eine Frage zu einem Prozess	Abonnenten des Prozesses	Q&A	sofort
Jemand antwortet auf eine Frage	wer die Frage gestellt, bereits geantwortet oder Frage oder Antwort positiv bewertet hat	Q&A	täglich

Prozessverantwortliche und Prozessbeteiligte erhalten zu einer neuen Frage außerdem eine Aufgabe unter Meine Aufgaben, siehe Wann Du welche Aufgabe erhältst.

Rollen

Ereignis	Wer die Benachrichtigung erhält	Kategorie	E-Mail
Du wirst Prozessverantwortlicher oder Prozessbeteiligter eines Prozesses, oder die Rolle wird Dir entzogen	Du	Persönlich	täglich
Du wirst Prozessmitwirkender eines Prozesses, oder die Rolle wird Dir entzogen	Du	Persönlich	keine
Du wirst BPM-Manager oder Prozessdesigner des Prozessraums, oder die Rolle wird Dir entzogen	Du	Persönlich	täglich
Dir wird eine Rolle in einer Organisationseinheit zugeordnet: Verantwortlicher, Stellvertreter oder Mitglied	Du	Organisation	täglich

Siehe Rollen am Prozess festlegen und Rollen und Berechtigungen.

Organisation und Entwürfe

Ereignis	Wer die Benachrichtigung erhält	Kategorie	E-Mail
Die Organisationsstruktur wird aktualisiert	BPM-Manager	Organisation	täglich
Die Aktualisierung der Organisationsstruktur schlägt fehl	wer sie gestartet hat	Organisation	täglich
Du wirst als Teilnehmer zu einem Entwurf oder einer Prozesslandkarte hinzugefügt	Du	Persönlich	keine
Jemand tritt einem Entwurf oder einer Prozesslandkarte bei, an der Du teilnimmst	die Teilnehmer des Entwurfs	Persönlich	keine

Angekündigte Wartungsfenster zeigt Bpanda allen Benutzern als Banner im Kopfbereich, nicht als E-Mail.

Die E-Mail-Regeln

Die tägliche Zusammenfassung. Einmal am Tag, in der Regel morgens, prüft Bpanda für jeden Prozessraum, welche Deiner Benachrichtigungen der letzten 24 Stunden noch ungelesen sind, und schickt sie Dir als eine E-Mail mit dem Betreff „Aktuelle Aktivitäten in Deinem Prozessraum ‘<Prozessraum>’“. Die E-Mail gliedert die Benachrichtigungen in Neue Aufgaben, Aktivitäten in abonnierten Prozessen, Aktivitäten in abonnierten Reviews und Direkte Benachrichtigungen und verlinkt auf Meine Aufgaben und Benachrichtigungen. Was Du vorher in Bpanda gelesen hast, steht nicht darin; gibt es nichts Ungelesenes, gibt es keine E-Mail. Jede Benachrichtigung steht höchstens in einer Zusammenfassung, der ersten nach ihrem Eintreffen. Eine ältere, die Du wieder auf ungelesen setzt, kommt in keine E-Mail mehr.

Die Sofort-E-Mail. Bei den fünf Ereignissen, die in den Tabellen mit sofort stehen, wartet Bpanda nicht bis zur nächsten Zusammenfassung. Es prüft in kurzen Abständen, in der Regel innerhalb einer halben Stunde, ob eine solche Benachrichtigung ungelesen ist, und schickt sie als eigene E-Mail mit demselben Betreff. Jede Benachrichtigung prüft es dabei nur einmal, beim ersten Durchgang nach ihrem Eintreffen. Bleibt sie ungelesen, steht sie am nächsten Morgen noch einmal in der Zusammenfassung. Wer den Job oder das Review in Bpanda schon geöffnet hat, erhält keine E-Mail mehr dazu.

Voraussetzungen. E-Mails erhalten nur Benutzer, die in den Prozessraum eingeladen sind und deren Account eine E-Mail-Adresse trägt. Absender ist notifications@bpanda.com; Antworten auf diese Adresse werden nicht bearbeitet. Eine Einstellung, die E-Mails abzuschalten, gibt es nicht. Wer weniger E-Mails erhalten will, beendet Abonnements oder liest seine Benachrichtigungen in Bpanda, bevor die Zusammenfassung verschickt wird.

Siehe auch: Benachrichtigungen verwalten, Aufgaben, Wie Du mitmachst