Den Freigabeprozess für mehrere Revisionen durchlaufen

Der Freigabeprozess kann für mehrere Revisionen desselben Workflow-Schritts gleichzeitig durchlaufen werden.

Die Aktion Freigabeprozess durchlaufen nimmt nur Revisionen mit, die im selben Workflow-Schritt stehen — der Filter über die Spalte Workflow-Schritt schränkt die Tabelle entsprechend ein. Revisionen, die gerade im Review sind, stehen ebenfalls in der Tabelle. Das Review selbst beendest Du aber nicht hier, sondern im Review-Bereich, siehe Ein Review beenden.

Voraussetzungen

Du bist Prozessverantwortlicher oder BPM-Manager.

Zusammenhang

Mit der Aktion Freigabeprozess durchlaufen durchläufst Du Schritte des Freigabeprozesses für eine oder mehrere Revisionen verschiedener Prozesse auf einmal.

Wenn der Freigabeprozess für mehrere Prozessrevisionen gleichzeitig gestartet werden soll, dann müssen sich die ausgewählten Revisionen im selben Workflow-Schritt befinden.

Die Seite Freigabeprozess durchlaufen listet alle importierten Prozesse des Prozessraums in einer sortierbaren und filterbaren Tabelle auf.

In der Tabelle werden u.a. die Spalten Prozessname, Revision, Importiert am, Importiert von und Workflow-Schritt angezeigt.

Die Tabelle der Revisionen umfasst alle Revisionen. Für den BPM-Manager sind dies die Revisionen aller Prozesse des Prozessraums und für einen Prozessverantwortlichen die Revisionen aller Prozesse, für die er verantwortlich ist. Bei vielen Einträgen verteilt sich die Tabelle auf mehrere Seiten.

Wähle die Revisionen im selben Workflow-Schritt, für die Du den nächsten Workflow-Schritt einleiten möchtest, über ihre Auswahlfelder aus.

Für jeden Prozess kann ein Informationsdialog aufgerufen werden.

Die Einträge können z.B. über den Filterwert für die Spalte Workflow-Schritt auf die entsprechenden Revisionen eingeschränkt werden.

Neben den konkreten Revisionsnummern kann auch auf neueste, also zuletzt erstellte Revisionen eingeschränkt werden.

Du kannst Revisionen mehrerer Prozesse gemeinsam in den nächsten Workflow-Schritt bringen. Wähle dazu je Prozess höchstens eine Revision aus. Alle ausgewählten Revisionen müssen denselben Freigabeprozess haben und im selben Workflow-Schritt stehen.

Workflow-Schritte und mögliche Aktionen

• Workflow-Schritt: Starte Workflow

  Freigabeprozess starten oder Revision verwerfen

  Für eine neue Prozessrevision soll der Freigabeprozess gestartet werden, um diese als neue Version (normalerweise nach einem Review) zu veröffentlichen.

• Workflow-Schritt: 2 - Review anlegen

  Review anlegen oder Schritt überspringen oder Revision verwerfen

  Für die Prozessrevision soll normalerweise ein Review erstellt und gestartet werden.

  Für das Review sind die erforderlichen Angaben zu machen und insbesondere die Teilnehmer und Verantwortlichen des Reviews auszuwählen.

  Das Review kann anschließend direkt gestartet werden.

  Wenn der Schritt eines Reviews übersprungen werden soll, dann kann direkt über die Freigabe der Revision entschieden werden, z.B. wenn lediglich grafische Korrekturen erfolgt sind.

• Workflow-Schritt: 3 - Im Review

  Das Review wird gerade durchgeführt. oder Revision verwerfen

  Dieser Workflow-Schritt wird nur als Status angezeigt.

  Du kannst in der Tabelle zur Revision und dort zum Review navigieren.

• Workflow-Schritt: 4 - Veröffentlichen

  Als neue Version veröffentlichen oder Revision verwerfen

  Nach einem erfolgreichen Review wird die Revision freigegeben und kann veröffentlicht werden.

  Für die Veröffentlichung sind die erforderlichen Angaben zu machen.

  Die Revision kann anschließend direkt veröffentlicht werden. Sie ist dann innerhalb ihres Gültigkeitszeitraums gültig.

• Revision verwerfen

  Die selektierten Revisionen können in jedem Workflow-Schritt verworfen werden.

  Dies ist z.B. dann naheliegend, wenn ein Review erhebliche Mängel der Prozessversion aufgedeckt hat.

So gehst Du vor

1. Wähle im Hauptmenü Prozesse > Prozesse verwalten.

   Die gleichnamige Übersichtsseite erscheint.

2. Wähle das Register Aktionen.

3. Wähle die Aktion Freigabeprozess durchlaufen in der Kachel Freigaben.

   Die gleichnamige Seite erscheint.

4. Um den nächsten Workflow-Schritt für bestimmte Revisionen einleiten zu können, schränke die Liste der Revisionen durch den Filter Workflow-Schritt auf einen bestimmten Workflow-Schritt ein. Klicke dazu auf den Filter, setze den Filter und schließe die Filterauswahl durch erneutes Klicken auf den Filter.

   Die Tabelle wird entsprechend eingeschränkt.

5. Aktiviere die Auswahlfelder der Revisionen, für die der nächste Workflow-Schritt eingeleitet werden soll.

6. Klicke auf Aktion auf [Anzahl] Revision(en) ausführen.

   Der Dialog Freigabeprozess durchlaufen erscheint.

7. Um den nächsten Workflow-Schritt einzuleiten oder zu überspringen, klicke auf die entsprechende Schaltfläche.

   Ein Hinweisdialog erscheint.

   Um einen weiteren Workflow-Schritt für die selektierten Revisionen einzuleiten, klicke auf Weiteren Schritt durchführen. Andernfalls auf Schließen.

8. Um die Revisionen zu verwerfen und den Freigabeprozess abzubrechen, klicke auf Revision verwerfen.

   Ein Hinweisdialog erscheint. Klicke auf Schließen.

Siehe auch: Prozesse freigeben und veröffentlichen