Prozesse verstehen

Ein Geschäftsprozess zeigt, wer welche Aufgabe in welcher Reihenfolge erledigt und welche Ereignisse, Bedingungen und Entscheidungen den Ablauf bestimmen.

Prozesse stellen Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge und in bestimmten Abhängigkeiten dar. Die Aufgaben werden kurz beschrieben. Ein Ereignis startet den Prozess, andere Ereignisse beeinflussen den Verlauf und beenden einen Prozess. Verzweigungen und Zusammenführungen im Ablauf des Prozesses werden durch sogenannte Gateways dargestellt.

Die üblichen Darstellungsformen für Prozesse sind Ablaufdiagramme, die die Notation “Business Process Model and Notation” (BPMN) nutzen, oder Ablauflisten, die die bedingte Abfolge der Aufgaben mit Hilfe von entsprechenden Verweisen darstellen.

Bpanda unterstützt Dich beim Verstehen jedes Prozesses mit beiden Darstellungsformen und zusätzlich mit einem Guide, der Dich sicher durch das Prozessdiagramm führt und dabei die Symbolik erklärt.

Außerdem werden Dir alle anderen Personen angezeigt, die mit dem Prozess zu tun haben, also der Prozessverantwortliche und andere Beteiligte.

Um Prozesse zu verstehen, erhältst Du in Bpanda folgende Unterstützung auf jeder Prozessseite.

Prozessseite im Register Übersicht: oben Einordnung in die Prozesshierarchie, Name, Version und Gültigkeit, rechts das Prozessdiagramm als Vorschau, darunter die Register mit dem Symbolmenü, unten rechts Job erstellen

Im Kopf der Prozessseite werden wichtige Informationen zum Prozess angezeigt: Hierarchische Einordnung, Versionsangaben, Gültigkeit und Status. Außerdem lässt sich das Prozessdiagramm stets im Vollbild aufrufen und mittels Mausrad oder Schaltflächen in unterschiedlichen Größen ansehen.
Darunter bieten Register Zugriff auf bestimmte Darstellungsformen des Prozesses und Detailinformationen. Ein Symbolmenü gestattet das Hinzufügen des Prozesses zu Deinen Favoriten, das Aktivieren der Benachrichtigung zu Prozessänderungen und den ⋮ Zugriff auf allgemeine und rollenabhängige Funktionen.
Die Übersicht zeigt die Prozessbeschreibung, die Anhänge zum Prozess (Dokumente, Links und Videos) und die Personen, die mit dem Prozess zu tun haben.
Die Liste bietet alternativ zum Diagramm eine tabellarische Darstellung des Prozessablaufs. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, kannst Du Filter nutzen.
Der Guide lässt Dich Schritt für Schritt durch den Prozess navigieren und zeigt Dir die Beschreibung der Prozesselemente und die Erklärung der Prozesssymbole an.
Falls dennoch Fragen offen sind, kannst Du sie unter Q&A stellen. Hier findest Du ebenso die Fragen anderer Prozessnutzer und kannst sie als interessant kennzeichnen. Die Antworten findest Du auch hier und kannst sie als hilfreich markieren.
Direkte Prozess- oder Diagrammlinks kannst Du einfach erstellen und mit Deinen Kollegen teilen. Lege dabei fest, ob der Link immer zur aktuell gültigen Prozessversion oder zu einer bestimmten Version oder Revision führen soll.
Rechts unten kannst Du für den Prozess Jobs erstellen, wenn der Prozess die Voraussetzungen dafür erfüllt, siehe Einen Job erstellen. Erfüllt er sie nicht, z.B. weil er nicht unterstützte Elemente enthält, zeigt die Schaltfläche Job erstellen ein Warndreieck. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet den Dialog Für den zugrundeliegenden Prozess kann kein Job erstellt werden mit den Gründen.
Wenn Du ein Fachexperte für bestimmte Prozesse bist, kannst Du vom Prozessverantwortlichen als Mitwirkender zugeordnet werden. Deine Aufgabe ist es dann insbesondere, Informationen zum Prozess zur Verfügung zu stellen. Dies können Anhänge zum Prozess sein oder Antworten auf Fragen der Prozessnutzer.

Siehe auch: Wie Du mitmachst, Anhänge hinzufügen