Prozesse freigeben und veröffentlichen

Prozesse müssen freigegeben sowie veröffentlicht werden, damit sie als gültige Prozesse kommuniziert werden können.

Normalerweise liegt der Freigabe die Bewertung aus einem Review zugrunde. Der Freigabeprozess legt fest, wie viele Reviews eine Prozessversion bis zur Freigabe durchläuft, jedes mit eigenem Ziel. Eingerichtet wird er für den ganzen Prozessraum: von MID, in Abstimmung mit dem BPM-Manager.

Das Freigeben und Veröffentlichen einer Prozessversion durch den Prozessverantwortlichen stellt die Voraussetzung dar, um einen Prozess für alle Benutzer von Bpanda kommunizieren zu können.

In Bpanda tritt ein Prozess in verschiedenen Phasen auf. Sie unterscheiden sich hauptsächlich durch die Sichtbarkeit und Verbindlichkeit einer Prozessversion.

• Entwurf

  Als Entwurf wird eine Prozessversion bezeichnet, die ein Prozessdesigner erstellt und noch nicht eingereicht hat.

  Ein Entwurf kann eine Skizze (bestehend aus Name und Beschreibung), ein Happy Path oder ein im integrierten Modeler erstelltes Prozessdiagramm sein. Entwürfe können gespeichert werden und sind vor dem Einreichen als Prozessrevision nur für den jeweiligen Autor sichtbar.

• Revision

  Prozesse müssen früher oder später aktualisiert werden. Eine Prozessversion, die in den Prozessraum importiert oder eingereicht wurde, wird als Revision bezeichnet.

  Normalerweise schließt sich ein Freigabeprozess an, der für den Prozessraum einheitlich festgelegt wurde. Kern des Freigabeprozesses ist das Review: Die Teilnehmer bewerten die Revision, und der Reviewverantwortliche entscheidet danach über die Freigabe.

• Freigegebene und veröffentlichte Version

  Die Freigabe einer Revision als neue Prozessversion erfolgt normalerweise auf der Grundlage der Bewertung durch ein Review. Freigegebene Revisionen können durch den Prozessverantwortlichen in einem von ihm festzulegenden Gültigkeitszeitraum veröffentlicht werden.

  Eine gültige Prozessversion ist für alle Nutzer eines Prozessraums sichtbar. Sie beschreibt verbindlich einen bestimmten Arbeitsablauf.

Um das Freigeben und Veröffentlichen einer Prozessversion zu ermöglichen, muss der Freigabeprozess gestartet werden. Er enthält normalerweise mindestens ein Review, das der Bewertung einer neuen Prozessversion (Revision) dient, um die Entscheidung über die Freigabe vorzubereiten.

Um den Freigabeprozess durchzuführen, sind also grundsätzlich folgende Aufgaben zu erledigen:

• Freigabeprozess festlegen

  Bpanda kennt mehrere Varianten des Freigabeprozesses, die Ablauf und Status bestimmen. Welche Variante Dein Prozessraum verwendet, richtet MID in der Accountverwaltung ein. Wenn Du sie ändern möchtest, wende Dich an Deinen Ansprechpartner bei MID — die Kontaktwege stehen unter Support.

• Freigabeprozess starten

  Ein importierter Prozess ist zunächst nur für bestimmte Rollen sichtbar, z.B. für Prozessverantwortliche und Prozessmitwirkende. Alle anderen Nutzer sehen ihn erst, wenn er freigegeben und veröffentlicht ist, und nur während seiner Gültigkeitsdauer.

  Jede Prozessversion (Revision) wird normalerweise einem Freigabeprozess unterzogen. Kernstück dieses Prozesses ist das Review.

• Review anlegen

  Das Review ist das Kernstück eines Freigabeprozesses. Es zielt auf die Bewertung und Freigabe einer Prozessversion und wird vom Prozessverantwortlichen oder einem BPM-Manager angelegt. Er legt neben den Metadaten des Reviews auch initial die Rollen im Review fest. Der Reviewverantwortliche organisiert das Review und sorgt für die Bewertung durch die Teilnehmer. Ein Review lässt sich auch für eine bereits veröffentlichte Version anlegen — um zu prüfen, ob sie geändert werden muss oder von anderen Änderungen betroffen ist.

• Bewerten einer Prozessversion im Review

  Im Review diskutieren und bewerten die Teilnehmer eine Prozessrevision. Beim Beenden entscheidet der Reviewverantwortliche über die Freigabe; diese Entscheidung bestimmt den nächsten Schritt des Freigabeprozesses.

• Review beenden

  Der Reviewverantwortliche beendet das Review und wählt dabei einen der Ausgänge, die der Freigabeprozess vorsieht, im Standard-Freigabeprozess freigegeben oder nicht freigegeben.

  Führt der gewählte Ausgang zu einem weiteren Review, kannst Du es jetzt anlegen.

• Prozess veröffentlichen

  Nach der Freigabe der Prozessversion in allen Reviews des Freigabeprozesses entscheidet der Prozessverantwortliche abschließend über die Veröffentlichung der Prozessversion.

  Die Veröffentlichung erfolgt für die Nutzer des Prozessraums innerhalb eines Gültigkeitszeitraums.

Was die Teilnehmer im Review tun, steht im Bereich Reviews; dieses Thema beschreibt die Sicht des Prozessverantwortlichen.

Als BPM-Manager oder Prozessverantwortlicher leitest Du mit der Aktion Freigabeprozess durchlaufen für mehrere Revisionen desselben Workflow-Schritts auf einmal den nächsten Workflow-Schritt ein oder verwirfst sie. Mit der Aktion Reviews anlegen legst Du ein Review für mehrere veröffentlichte Prozesse auf einmal an.

Siehe auch: Prozessentwürfe erstellen, Prozesshierarchie und sichtbare Prozessversionen, Feedback zu einem Prozess geben, Eine Prozessversion bewerten, Status eines Prozesses