Prozesse freigeben und veröffentlichen

Prozesse müssen freigegeben sowie veröffentlicht werden, damit sie als gültige Prozesse kommuniziert werden können. Normalerweise liegt der Freigabe die Bewertung aus einem Review zugrunde.

Der Freigabeprozess selbst legt im Prinzip fest, wie viele Reviews mit unterschiedlichen Zielstellungen bis zur abschließenden Bewertung und Freigabe zu durchlaufen sind. Der Freigabeprozess, der für den Prozessraum gelten soll, wird in Abstimmung mit dem BPM-Manager eingerichtet.

Das Freigeben und Veröffentlichen einer Prozessversion durch den Prozessverantwortlichen stellt die Voraussetzung dar, um einen Prozess für alle Benutzer von Bpanda kommunizieren zu können.

In Bpanda tritt ein Prozess in verschiedenen Phasen auf. Sie unterscheiden sich hauptsächlich durch die Sichtbarkeit und Verbindlichkeit einer Prozessversion.

  • Entwurf

    Als Entwurf wird eine Prozessversion bezeichnet, die ein Prozessdesigner erstellt und noch nicht eingereicht hat.

    Ein Entwurf kann eine Skizze (bestehend aus Name und Beschreibung), ein Happy Path oder ein im integrierten Modeler erstelltes Prozessdiagramm sein. Entwürfe können gespeichert werden und sind vor dem Einreichen als Prozessrevision nur für den jeweiligen Autor sichtbar.

  • Revision

    Prozesse müssen früher oder später aktualisiert werden. Eine Prozessversion, die in den Prozessraum importiert oder eingereicht wurde, wird als Revision bezeichnet.

    Normalerweise schließt sich ein Freigabeprozess an, der für den Prozessraum einheitlich festgelegt wurde. Kern des Freigabeprozesses ist das Review, das auf die Bewertung der Revision als Grundlage einer Entscheidung zur Freigabe durch den Prozessverantwortlichen abzielt.

  • Freigegebene und veröffentlichte Version

    Die Freigabe einer Revision als neue Prozessversion erfolgt normalerweise auf der Grundlage der Bewertung durch ein Review. Freigegebene Revisionen können durch den Prozessverantwortlichen in einem von ihm festzulegenden Gültigkeitszeitraum veröffentlicht werden.

    Eine gültige Prozessversion ist für alle Nutzer eines Prozessraums sichtbar. Sie beschreibt verbindlich einen bestimmten Arbeitsablauf.

Um das Freigeben und Veröffentlichen einer Prozessversion zu ermöglichen, muss der Freigabeprozess gestartet werden. Er enthält normalerweise mindestens ein Review, das der Bewertung einer neuen Prozessversion (Revision) dient, um die Entscheidung über die Freigabe vorzubereiten.

Um den Freigabeprozess durchzuführen, sind also grundsätzlich folgende Aufgaben zu erledigen:

  • Freigabeprozess festlegen

    Bpanda stellt bestimmte Varianten von Freigabeprozessen zur Verfügung, die den Ablauf und die Status festlegen. Eine der Varianten ist als Grundlage aller Reviews im Prozessraum zu importieren. Kern eines Freigabeprozesses ist das Review, ggf. auch mehrere.

  • Freigabeprozess starten

    Importierte Prozesse sind zunächst nur für bestimmte Benutzerrollen, z.B. für Prozessverantwortliche und Prozessmitwirkende, sichtbar, weil nur gültige Prozesse für alle Nutzer sichtbar sind. Ein gültiger Prozess muss freigegeben und veröffentlicht sein, um innerhalb seiner Gültigkeitsdauer für alle Nutzer sichtbar zu sein.

    Jede Prozessversion (Revision) wird normalerweise einem Freigabeprozess unterzogen. Kernstück dieses Prozesses ist das Review.

  • Review anlegen

    Das Review ist das Kernstück eines Freigabeprozesses. Es zielt auf die Bewertung und Freigabe einer Prozessversion und wird durch den Prozessverantwortlichen gestartet. Er legt neben den Metadaten des Reviews auch initial die Rollen im Review fest. Der Reviewverantwortliche organisiert das Review und sorgt für die Bewertung durch die Teilnehmer.

  • Bewerten einer Prozessversion im Review

    Ein Review zielt auf die Diskussion und Freigabe einer Prozessrevision. Das Review gibt als Ergebnis eine Empfehlung zur Freigabe.

  • Review beenden

    Der Reviewverantwortliche beendet abschließend das Review und entscheidet über die Freigabe der Prozessversion aus Sicht der Ziele des Reviews.

    Wenn ein weiteres Review gibt, dann kann es jetzt angelegt werden.

  • Prozess veröffentlichen

    Nach der Freigabe der Prozessversion in allen Reviews des Freigabeprozesses entscheidet der Prozessverantwortliche abschließend über die Veröffentlichung der Prozessversion.

    Die Veröffentlichung erfolgt für die Nutzer des Prozessraums innerhalb eines Gültigkeitszeitraums.

Zur Vereinfachung des Freigabeprozesses können BPM-Manager und Prozessverantwortliche für mehrere Revisionen desselben Workflow-Schritts den nächsten Workflow-Schritt einleiten oder die Revisionen verwerfen. Ebenso kann für mehrere veröffentlichte Prozesse ein Review angelegt werden.