Häufig gestellte Fragen

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Mit der Einladung zu einem Prozessraum durch einen BPM-Manager bist Du ein Prozessnutzer und verfügst damit über die Basisberechtigungen aller Benutzer von Bpanda. Im Prozessraum werden Dir alle gültigen Prozesse zur Verfügung gestellt.

Ein Prozessnutzer kann grundsätzlich

• in allen gültigen Prozessversionen navigieren
• die gültigen Prozessversionen durchsuchen und vollständig ansehen
• die freigegebenen, aber noch nicht oder nicht mehr gültigen Versionen über die Prozessseite vollständig ansehen
• Prozesse als Favoriten kennzeichnen, um schnellen Zugriff zu haben
• Fragen zu Prozessen stellen
• Prozesse oder Diagramme per Link teilen
• zu Reviews von Prozessen eingeladen werden und dann teilnehmen

Wenn Du durch den Prozessverantwortlichen einem Prozess zugeordnet wirst, dann bist Du ein Prozessbeteiligter, den dieser Prozess direkt betrifft.

Benutzer können für einzelne Prozesse gesperrt werden, diese Prozesse sind dann für diese Benutzer nicht sichtbar.

Du kannst einen Prozess im Prozessraum über die Suche finden oder in der Prozesslandkarte zu einem Prozess navigieren.

Über die Suche gelangst Du direkt zu einem Suchergebnis. Das Eingabefeld Suche in 'Name des Prozessraums' wird Dir auf jeder Seite im Kopfbereich angezeigt. Beim Eintippen der Suchbegriffe erhältst Du eine dynamische Trefferliste.

Mit Hilfe der Prozesslandkarte bekommst Du einen Überblick, in welcher Struktur die Prozesse im Prozessraum zur Verfügung stehen. Klicke auf der Startseite auf einen Prozessbereich in der Prozesslandkarte und navigiere über die Prozessraumebenen zum gewünschten Prozess. Nun befindest Du Dich auf der Prozessseite und kannst zur gewünschten Information navigieren.

Du kannst einen Prozess  Zu 'Favoriten' hinzufügen und so jederzeit direkt zu ihm navigieren. Deine Favoriten sind auf jeder Seite über das Hauptmenü erreichbar.

Wenn Du durch den Prozessverantwortlichen einem Prozess zugeordnet wirst, dann bist Du ein Prozessbeteiligter, den dieser Prozess direkt betrifft. Diese Prozesse werden unter Relevante Prozesse mit Ich bin Beteiligter angezeigt.

Prozessbeteiligte werden per Benachrichtigung automatisch mit den relevanten Informationen zu ihren Prozessen versorgt.

Ein Prozessbeteiligter kann

• unter Relevante Prozesse die Prozesse sehen, denen er zugeordnet wurde
• automatische Benachrichtigungen zu seinen Prozessen empfangen

Wenn Du einen Prozess aufrufst, dann kannst Du an der Brotkrümelnavigation (engl. breadcrumb navigation) erkennen, wie der Prozess in die Prozesshierarchie eingeordnet ist, wo sich also Dein Prozessbereich auf der Prozesslandkarte befindet.

Benutzer können für einzelne Prozesse gesperrt werden, diese Prozesse sind dann für diese Benutzer nicht sichtbar.

Du wählst den Prozess aus, zu dem Du eine Frage stellen möchtest. Auf der Prozessseite findest Du im Register Q&A die bisherigen Fragen und Antworten zum Prozess. Falls es schon Antworten gibt, wird deren Anzahl angezeigt. Um die Antworten aufzuklappen, klicke auf das Symbol .

Um eine neue Frage zu stellen, klicke auf Frage hinzufügen und gib im Dialog die Frage und Weitere Details ein.

Um eine Frage zu beantworten, klicke im Bereich der Frage auf Jetzt beantworten und füge Deine Antwort hinzu.

In Bpanda können den Benutzern unterschiedliche Rollen zugewiesen werden. Grundsätzlich sehen alle Benutzer von jedem Prozess die gültige Version und – falls vorhanden – die schon freigegebene, aber noch nicht gültige Version.

Als Reviewteilnehmer oder Prozessdesigner siehst Du zusätzlich auch andere Versionen. Reviewteilnehmer können z.B. eine noch nicht gültige Prozessversion sehen. Prozessdesigner können Entwürfe für so eine neue Prozessversion bearbeiten.

Vom BPM-Manager wirst Du einem Prozess als Prozessverantwortlicher zugeordnet, wenn Du für diesen Prozess Verantwortung trägst.

Ein Prozessverantwortlicher kann

• weitere Benutzer als Prozessverantwortliche benennen
• bestimmen, wer bestimmte Prozesse nicht sehen darf
• für Prozesse Anhänge (Links, Dokumente, Video-Links) hinzufügen und entfernen
• alle Versionen des Prozesses sehen
• den Freigabeprozess steuern, also das Review des Prozesses starten, den Reviewverantwortlichen bestimmen, das Review auswerten und schließlich den Prozess freigeben und mit einem bestimmten Gültigkeitszeitraum veröffentlichen
• den Prozess und dessen Elemente hinsichtlich der Risiken und Chancen bewerten sowie deren regelmäßige Kontrolle festlegen

Prozessmitwirkende werden durch den BPM-Manager oder den Prozessverantwortlichen einem Prozess zugeordnet. Prozessmitwirkende leisten vor allem fachlich-inhaltliche Unterstützung für den Prozessverantwortlichen.

Als Prozessmitwirkender kannst Du für ausreichende, zutreffende und aktuelle Informationen zum Prozess sorgen, indem Du dem Prozess Anhänge (Links, Dokumente, Video-Links) hinzufügst und sie aktuell hältst.

Ein Prozessmitwirkender kann zur Unterstützung des Prozessverantwortlichen

• für Prozesse Anhänge (Links, Dokumente, Video-Links) hinzufügen und entfernen
• alle Versionen des Prozesses sehen

Als Prozessverantwortlicher kannst Du einem Prozess Benutzer in verschiedenen Rollen hinzufügen.

• Als Prozessbeteiligte sehen die Benutzer die aktuell gültige Version der Prozesse, an denen sie beteiligt wurden, unter Relevante Prozesse und werden bei Änderungen automatisch benachrichtigt. Für Prozessbeteiligte wird dadurch deutlicher, welche Prozesse für sie relevant sind.

• Als Prozessmitwirkende können die Benutzer alle Versionen der Prozesse sehen, denen sie zugeordnet wurden. Sie sehen die Prozesse unter Relevante Prozesse und werden bei Änderungen automatisch benachrichtigt. Außerdem können sie Anhänge hinzufügen.

Als Prozessverantwortlicher kannst Du zudem weitere Prozessverantwortliche hinzufügen und Benutzer für bestimmte Prozesse sperren.

Um Benutzer mit bestimmten Rollen hinzuzufügen, wähle auf der Prozessseite  Rollen und Berechtigungen. Ein Dialog erscheint. Wähle aus, ob Du Mitglieder oder Gruppen hinzufügen willst. Aktiviere die Auswahlfelder der Benutzer oder Gruppen, die der jeweiligen Rolle hinzugefügt werden sollen. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Auswahl übernehmen.

Beim Start eines Reviews wird durch den Prozessverantwortlichen ein Reviewverantwortlicher festgelegt. Er ist Ansprechpartner für alle Reviewteilnehmer und verfügt über alle Berechtigungen zum verantworteten Review. Der Reviewverantwortliche bereitet die Entscheidung des Prozessverantwortlichen über die Freigabe der Prozessversion vor.

Prozessversionen können initial grundsätzlich auf folgenden Wegen im Prozessraum zur Verfügung gestellt werden:

• Import von BPMN-Diagrammen aus beliebigen Modellierungswerkzeugen als BPMN-Datei
• Hochladen von BPMN-Diagrammen per Plug-in aus einem Modellierungswerkzeug
• Erstellen eines Entwurfs in Bpanda als Prozessskizze (Name, Beschreibung), Happy Path (Taskliste mit Zuordnung zu Verantwortungsbereichen und automatischer Diagrammerstellung) oder Prozessdiagramm (im integrierten Modeler) und einreichen als Prozessrevision

Entwürfe können ausschließlich durch Prozessdesigner und BPM-Manager erstellt werden.

Als Prozessverantwortlicher bist Du auch für die Aktualisierung der Prozesse zuständig. Die Aktualisierung eines Prozesses erfolgt durch das Bereitstellen einer aktualisierten Prozessversion (Revision) und das Durchlaufen des anschließenden Freigabeprozesses, an dessen Ende die neue Prozessversion freigegeben und mit einem Gültigkeitszeitraum veröffentlicht wird.

Prozesse aus Modellierungswerkzeugen werden zur Aktualisierung in geänderter Fassung importiert oder hochgeladen. Die Plug-ins sorgen dabei für eine automatische Zuordnung zum Vorgänger.

Als Prozessverantwortlicher kannst Du die Sichtbarkeit für Deine Prozesse einschränken, indem Du einzelne Prozesse für bestimmte Benutzer oder Gruppen sperrst. Diese Prozesse sind für diese Benutzer und Gruppen dann nicht sichtbar.

Wechsle auf der Prozessseite in das Register Verwalten und klicke im Abschnitt Gesperrte Benutzer auf Hinzufügen. Aktiviere für alle Mitglieder oder Gruppen, für die der Prozess nicht sichtbar sein soll, das Auswahlfeld und bestätige dann mit Auswahl übernehmen.

Prozesse können aufgrund von Revisionssicherheit nicht gelöscht oder entfernt werden. Um Prozesse nicht mehr erscheinen zu lassen, können dieses ausgeblendet werden.

Verwandte Themen

• Prozesse aus- oder einblenden

Als Prozessverantwortlicher und Prozessmitwirkender kannst Du einem Prozess Dokumente bis zu einer Größe von 50 MB hinzufügen.

Um den Dialog zum Hinzufügen eines Dokuments zu öffnen, klicke auf der Prozessseite im Register Übersicht im Abschnitt Anhänge auf und dann auf .

Ein Dialog erscheint, in dem Du den Video-Link im Feld URL einfügen kannst. Um die Videoverknüpfung dem Prozess hinzuzufügen, klicke auf . Das Video wird in einer Liste dargestellt und kann durch eine Beschreibung ergänzt werden. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Speichern.

Du kannst die Verknüpfung im gleichen Dialog durch Klick auf entfernen.

Die Verknüpfung ist angelegt und das Video wird im Abschnitt Anhänge angezeigt. Die Beschreibung kannst Du über aufrufen.

Als Prozessverantwortlicher erhältst Du sechs Wochen vor Ablauf der Gültigkeit eines veröffentlichten Prozesses eine Benachrichtigung. Gleichzeitig wird Dir unter  Meine Aufgaben eine Information " Die Version Deines Prozesses '{{name}}' läuft ab" angezeigt.

Wenn die Gültigkeit abgelaufen ist, dann erscheint die Information " Die Version Deines Prozesses '{{name}}' ist abgelaufen. Bitte kümmere Dich um eine neue Prozessversion".

Als Prozessverantwortlicher und Prozessmitwirkender kannst Du einem Prozess Links auf Videos hinzufügen, um z.B. allen Benutzern ein erläuterndes Video bereitzustellen.

Um einem Prozess einen Link auf ein Video hinzuzufügen, benötigst Du den Link auf das Video, den die jeweilige Video-Plattform (YouTube oder Vimeo) zur Verfügung stellt. Kopiere dort den Video-Link, um ihn anschließend im URL-Feld einzufügen.

Um den Dialog zum Einfügen eines Videolinks zu öffnen, klicke auf der Prozessseite im Register Übersicht im Abschnitt Anhänge auf und dann auf .

Ein Dialog erscheint, in dem Du den Video-Link im Feld URL einfügen kannst. Um die Videoverknüpfung dem Prozess hinzuzufügen, klicke auf . Das Video wird in einer Liste dargestellt und kann durch eine Beschreibung ergänzt werden. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Speichern.

Du kannst die Verknüpfung im gleichen Dialog durch Klick auf entfernen.

Die Verknüpfung ist angelegt und das Video wird im Abschnitt Anhänge angezeigt. Die Beschreibung kannst Du über aufrufen.

Vom BPM-Manager wirst Du als Prozessdesigner einem Prozessraum (und nicht einem einzelnen Prozess) zugeordnet.

Ein Prozessdesigner kann

• Prozesse initial und als aktualisierte Prozessversion (Revision) importieren
• Prozesse entwerfen (als Prozessskizze (Name, Beschreibung, ggf. Anhänge), Happy Path (Taskliste mit Zuordnung zu Verantwortungsbereichen und automatischer Diagrammerstellung) oder Prozessdiagramm (im integrierten Modeler))
• Prozessversionen, die mit dem Modeler erstellt wurden, als Entwurf im Modeler bearbeiten
• Prozessentwürfe als Prozessrevision einreichen
• alle Versionen aller Prozesse sehen

Prozessversionen können initial grundsätzlich auf folgenden Wegen im Prozessraum zur Verfügung gestellt werden:

• Import von BPMN-Diagrammen aus beliebigen Modellierungswerkzeugen als BPMN-Datei
• Hochladen von BPMN-Diagrammen per Plug-in aus einem Modellierungswerkzeug
• Erstellen eines Entwurfs in Bpanda als Prozessskizze (Name, Beschreibung, ggf. Anhänge), Happy Path (Taskliste mit Zuordnung zu Verantwortungsbereichen und automatischer Diagrammerstellung) oder Prozessdiagramm (im integrierten Modeler) und einreichen als Prozessversion

Entwürfe können ausschließlich durch Prozessdesigner und BPM-Manager erstellt werden.

Prozesse aus Modellierungswerkzeugen werden zur Aktualisierung in geänderter Fassung importiert oder hochgeladen. Die Plug-ins sorgen dabei für eine automatische Zuordnung zum Vorgänger.

Wenn die Prozessversion mit dem Modeler erstellt wurde, dann kann sie vom Prozessdesigner auch im Modeler zur Aktualisierung bearbeitet und als Prozessrevision eingereicht werden.

Der BPM-Manager strukturiert und publiziert die Prozesse eines Unternehmens in einer Prozesslandkarte und verwaltet gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen die Rollen und Berechtigungen der Benutzer.

Der BPM-Manager kann

• Prozesslandkarten hochladen, um die Prozesshierarchie des Prozessraum grafisch zu veranschaulichen und für die Navigation nutzbar zu machen

• Prozesse den Prozesslandkarten zuordnen und mit einer benannten Form auf der Prozesslandkarte verlinken

• Prozesse initial in den Prozessraum importieren (oder einen Prozessdesigner damit beauftragen)

• aktualisierte Prozessversionen (Revisionen) in den Prozessraum hochladen (oder die jeweiligen Prozessverantwortlichen oder einen Prozessdesigner damit beauftragen)

• Rollen an Benutzer und Gruppen zuweisen

In der Accountverwaltung von Bpanda kann ein Benutzer einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden.

Als BPM-Manager kannst Du Benutzern oder Gruppen folgende Rollen zuweisen:

• BPM-Manager im Prozessraum
• Risikomanager im Prozessraum
• Prozessdesigner im Prozessraum
• Prozessverantwortlicher eines Prozesses
• Prozessmitwirkender eines Prozesses
• Prozessbeteiligter eines Prozesses

Außerdem kannst Du in Bpanda Benutzer oder Gruppen für einen Prozess sperren.

Ein Reviewverantwortlicher kann

• das Review einer Prozessrevision organisieren

• die Reviewteilnehmer und weitere Reviewverantwortliche eines Reviews festlegen
• Benachrichtigungen zum Review versenden
• an Diskussionen zum Review teilnehmen
• sich ein Urteil über das Ergebnis anhand der Bewertungen und des Feedbacks der Reviewteilnehmer bilden
• das Review beenden und aufgrund des Ergebnisses unmittelbar entscheiden, ob die Prozessversion genehmigt oder abgelehnt wird

Prozesse unterliegen vor der Veröffentlichung einem Freigabeprozess. Grundelemente sind das Review (mit Kommentierung des Prozesses sowie der abschließenden Bewertung), die eigentliche Freigabe durch Genehmigung der Revision und die Veröffentlichung des Prozesses. Ebenso ist das Verwerfen einer Revision möglich.

Für den Prozessraum ist ein Freigabeprozess als spezieller BPMN-Prozess zu importieren, um ein einheitliches Vorgehen sicherzustellen.