Prozessraum managen
Im Prozessraum müssen generelle Einstellungen, Prozesse, Rollen und Reviews verwaltet werden. BPM-Manager und Prozessverantwortliche verwalten die Prozesse und Rollen. Für Reviews werden Reviewverantwortliche bestimmt.
Generelle Einstellungen für den Prozessraum
Für die Prozesshierarchie, die Rollenzuordnung für Manager und Designer, den integrierten Modeler, das Aussehen von Bpanda und Weiteres trifft der BPM-Manager grundsätzliche Festlegungen auf der Seite 
. Analysen bieten dort Übersichtsinformationen.
Prozesshierarchie verwalten
Prozesshierarchie erstellen
Prozesse haben eine bestimmte Stellung in der Prozesslandschaft Deines Unternehmens.
Um Prozesse ausgehend von der allgemeinen Ebene der Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse bis zu den spezifischen Prozeduren innerhalb von Teilprozessen zu gruppieren, wird deren Struktur als Prozesshierarchie in mehreren Ebenen dargestellt.
Jedem Hierarchieelement können durch den BPM-Manager Unterebenen oder Prozesse zugeordnet werden.
Der entstehende Strukturbaum ist navigierbar.
Prozesslandkarten verwenden
Zur Visualisierung der Prozesshierarchie und zur Vereinfachung der Navigation durch grafische Elemente werden normalerweise Prozesslandkarten verwendet, die jeweils ein Element durch verlinkte Flächenelemente gliedern.
Prozesslandkarten sind SVG-Grafiken und können entweder aus Fremdtools importiert oder im Modeler erstellt werden.
Prozesse einordnen
Um Prozesse im Prozessraum nutzen zu können, müssen sie initial aus Modellierungswerkzeugen importiert oder aus dem integrierten Modeler hinzugefügt werden. Dies kann auch ein Prozessdesigner tun.
Die Zuordnung der Prozesse zur Prozesshierarchie obliegt dem BPM-Manager.
Wenn Prozesslandkarten verwendet werden, dann verlinkt der BPM-Manager die einzelnen SVG-Elemente einer Prozesslandkarte mit einer Prozesslandkarte einer tieferen Ebene der Prozesshierarchie oder mit einem Prozess. Dadurch entsteht ein navigierbares, anschauliches Abbild einer Prozesslandschaft.
Für jeden Prozess kann durch den BPM-Manager ein Prozessverantwortlicher festgelegt werden. Beide können weitere Prozessverantwortliche bestimmen.
Eine neue Version eines Prozesses kann durch BPM-Manager, Prozessdesigner oder Prozessverantwortliche importiert bzw. hochgeladen werden.
Benutzer und Rollen zuordnen
Rollen verwenden
Rollen werden einem Benutzer direkt oder über die Mitgliedschaft in einer Gruppe zugeordnet. Die Rollen bündeln bestimmte Funktionen und werden zumeist in Bezug auf einen Prozess oder dessen Review vergeben. Sind einem Benutzer mehrere Rollen für einen Prozess zugeordnet, so kann er alle entsprechenden Funktionen nutzen.
Im Account definierte Rollen
Bestimmte Benutzer werden in der Accountverwaltung mit einer speziellen Lizenz ausgestattet, die das Importieren von Prozessen und die Nutzung des integrierten Modelers ermöglicht. Diese Benutzer verfügen im Prozessraum automatisch über die Rolle Prozessdesigner. Einer dieser Benutzer wird initial als BPM-Manager des Prozessraums festgelegt. Weitere BPM-Manager können ausschließlich aus der Reihe der Prozessdesigner ausgewählt werden.
Rollenzuordnungen vornehmen
Um im Prozessraum Benutzer und Rollen zuordnen zu können, müssen Benutzer durch den BPM-Manager in den Prozessraum eingeladen werden.
Die Rollenzuordnung für Prozesse kann durch BPM-Manager oder Prozessverantwortliche erfolgen und umfasst Prozessverantwortliche, Prozessmitwirkende und Prozessbeteiligte. Diese Rollenzuordnungen bewirken, dass den Benutzern die Prozesse unter angezeigt werden.
Außerdem können Prozessverantwortliche im Zuge eines Freigabeprozesses Verantwortliche und Teilnehmer eines Reviews festlegen. Der Reviewverantwortliche wiederum kann dies ebenfalls tun.
Freigabeprozess durchführen
Jede Prozessversion muss einem Freigabeprozess unterzogen werden. Kernstück dieses Prozesses ist das Review.
Das Review eines Prozesses startet ein Prozessverantwortlicher. Er legt neben den Metadaten des Reviews auch initial die Rollen im Review fest.
Das Review zielt auf die Bewertung und Freigabe einer Prozessversion. Der Prozessverantwortliche entscheidet abschließend über die Freigabe der Prozessversion und ihre Veröffentlichung. Die Veröffentlichung erfolgt für die Nutzer des Prozessraums innerhalb eines Gültigkeitszeitraums.
Chancen und Risiken analysieren
Bpanda unterstützt Dich durch ein übersichtliches Dashboard, Bewertungen, Vergleiche und Vorlagen beim Risikomanagement.
Du kannst als Prozessverantwortlicher, Prozessmitwirkender oder BPM-Manager für jeden Prozess eine Analyse starten, in der Du die Chancen und Risiken für den Prozess selbst, aber auch für einzelne Arbeitsschritte (Tasks) oder Bereiche (Lanes) erfasst und bewertest.
Die Bewertung erfolgt dabei mittels einer Matrix aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß, woraus sich die Priorität ermittelt. Kontrollmechanismen fördern die aktive Auseinandersetzung mit den ermittelten Chancen und Risiken.
Der BPM-Manager schließt die Analysen der Risiken und Chancen ab, sodass diese Informationen nun auch für jeden im Unternehmen, der den jeweiligen Prozess sehen darf, sichtbar werden. Natürlich kann er auch bewusst Prozesse als nicht relevant für eine Risikoanalyse markieren.