Jobs ausführen

Ein Job setzt einen bestimmten Prozess in eine Reihe von Tätigkeiten um, die Schritt für Schritt von den jeweils zugeordneten Mitarbeitern durchzuführen sind. Ein Job ist der beliebig oft wiederholbare "Laufzettel" eines gültigen Prozesses.

Ein Job stellt die aus der Sicht des Ablaufs wesentlichen Elemente eines Prozesses so dar, dass den einzelnen Tätigkeiten verantwortliche Ausführende zugewiesen werden können. Der vorgesehene Ablauf kann kontrolliert und ggf. verbessert werden. Dazu dienen insbesondere Kommentare zu den Arbeitsschritten, aus denen Prozessverbesserungen abgeleitet werden können.

Anhänge zum Prozess oder zu einem Arbeitsschritt können direkt eingesehen werden, um ggf. Detailinformationen zum Arbeitsschritt zu erhalten.

Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit kann im Job ebenso abgebildet werden wie Entscheidungen im Prozess und parallel durch verschiedene Personen durchgeführte Prozessschritte.

Beim Abarbeiten eines Jobs können Prozessschritte hinzugefügt werden, die der Bearbeiter benötigt, die jedoch aktuell nicht im Prozess abgebildet sind. Auch das Auslassen von Prozessschritten ist möglich, falls diese für die aktuelle Bearbeitung nicht zutreffen.

Jobs kann damit zum einen flexibel in der täglichen Arbeit genutzt werden zum anderen bietet ein anschließender Austausch über die tatsächliche Vorgehensweise beim Abarbeiten des Jobs Potential zur Prozessverbesserung.

Um Prozesse mittels Jobs auszuführen, erhältst Du in Bpanda folgende Unterstützung.

• Die Übersicht Deiner aktuellen Jobs rufst Du im Hauptmenü mit Jobs auf. Auf der Startseite werden Deine Jobs auch auf der Kachel Aufgaben mitgezählt und in der Übersicht Deiner Aufgaben angezeigt. Dabei werden auch die Jobs Deiner Gruppe berücksichtigt.

• Die für Dich relevanten Jobs werden Dir in der Reihenfolge der Deadline-Einträge zur Ausführung angezeigt.

• Jeder Benutzer kann auf der Prozessseite einen neuen Job mit der Schaltfläche  Job erstellen anlegen, wenn der Prozess die Voraussetzungen erfüllt. Der Prozess muss gültig sein und er darf keine relevanten Modellierungsfehler und keine nicht unterstützten Elemente aufweisen.

  Hinweis

  Nicht unterstützt werden:

  • Inklusive Gateways.

  • Ereignisbasierte Gateways.

  • Die Verwendung von mehr als einem Startereignis.

  • Alle Randereignisse.

  • Alle typisierten (einer Ereigniskategorie zugeordneten) Ereignisse außer Nachrichten als Start- oder Endereignisse.

   

  Untypisierte Start- und Endereignisse werden unterstützt.

  Wenn relevante Modellierungsfehler gemacht oder nicht unterstützte Elemente benutzt wurden, dann wird ein Dialog geöffnet, der Dir dies anzeigt. Der Dialog zeigt Dir auch, wo im Prozess Du die Modellierungsfehler oder nicht unterstützten Jobs findest.

• Das Anlegen ist auch auf den Übersichtsseiten Favoriten, Relevante Prozesse und Zuletzt angesehen mit dem Symbol möglich.

• Für den Job kannst Du als Jobdetails einen Namen und optional eine Deadline für das Erledigen und Hinweise zur Ausführung usw. als Jobdaten angeben.

• Anhänge des Prozesses oder eines Prozessschrittes werden dem Job zugeordnet und stehen den Bearbeitern zur Verfügung.

• Die Verantwortung für einen Job ergibt sich direkt aus der Übernahme des Jobs. Dadurch bist zunächst Du als Verantwortlicher des Jobs zugeordnet und kannst ihn auch ausführen. Wenn der Job mit einem Startereignis beginnt, das nicht in Deinem Verantwortungsbereich (Lane) liegt, dann solltest Du den Job einem zuständigen Mitarbeiter zuweisen.

• Die personelle Verantwortung von Kollegen oder Gruppen für die einzelnen Arbeitsschritte wird transparent und einfach verwaltet. Sie kann einfach übergeben und übernommen werden. Dies gilt auch für die Zuständigkeit von Organisationseinheiten.

• Zum Job und zu jedem Arbeitsschritt kann eine Nachricht als Kommentar verfasst werden.

• Im Job wird der aktuelle Arbeitsschritt in der Liste und im Prozessdiagramm gekennzeichnet.

• Unnötige Arbeitsschritte können unmittelbar abgebrochen und zusätzliche Arbeitsschritte hinzugefügt werden. Beides solltest Du kommentieren.

• Erledigte Arbeitsschritte werden in der Liste und im Prozessdiagramm gekennzeichnet.

• Arbeitsschritte können abgebrochen und erneut aktiviert werden.

• Nach dem endgültigen Abschluss eines Jobs können an diesem keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Die Informationen zum Job dienen als Protokoll.