Reviews kennenlernen

Freigabeprozess

Prozesse gelten nicht per se. Sie unterliegen vor der Veröffentlichung einem Freigabeprozess, der grundsätzlich auch ein Review einschließt. Als Prozessverantwortlicher kannst Du Prozesse durch explizit zugeordnete Reviewteilnehmer begutachten lassen. Du kannst einen Reviewverantwortlichen bestimmen, der den Freigabeprozess organisatorisch abwickelt.

Ein Review zielt auf die Diskussion und Freigabe einer Prozessrevision. Das Review gibt als Ergebnis eine Empfehlung zur Freigabe. Freigegebene Prozessversionen werden durch den Prozessverantwortlichen mit einem bestimmten Gültigkeitszeitraum veröffentlicht.

Für den Prozessraum ist initial ein Freigabeprozess als spezieller BPMN-Prozess zu importieren, um ein einheitliches Vorgehen sicherzustellen.

Grundelemente des Freigabeprozesses sind das Review (mit der Kommentierung des Prozesses und seiner Elemente sowie der abschließenden Bewertung), die eigentliche Freigabe durch Genehmigung der Prozessversion und die anschließende Veröffentlichung des Prozesses. Schritte können ggf. auch übersprungen werden. Außerdem lässt sich der gesamte Freigabeprozess für einen Prozess oder eine Prozessversion (Revision) verwerfen, weil z.B. die Version obsolet geworden ist.

Review

Nach dem Import eines Prozesses wird dem Prozessverantwortlichen auf der Prozessseite der Start des Freigabeprozesses angeboten.

Um den zugrundeliegenden Freigabeprozess zu betrachten, wähle Mehr anzeigen. Der Freigabeprozess wird mit seiner Beschreibung und weiteren Details angezeigt. Du kannst durch den Freigabeprozess navigieren.

Ein üblicher Freigabeprozess beginnt mit dem Review eines neuen Prozesses oder einer Prozessrevision.

Als erstes sind dazu in einem Dialog die Angaben zum Review zu erfassen:

• Beschreibung

  Ziel und Schwerpunkte des Reviews zur Orientierung für die Reviewteilnehmer.

• Enddatum

  Endtermin des Reviews, mit Ein-Klick-Festlegung nach 1, 2 oder 4 Wochen, ohne automatische Wirkung.

• Teilnehmer

  Teilnehmer werden automatisch benachrichtigt. Sie können Kommentare (Feedback) zum Gesamtprozess oder einzelnen Prozesselementen und eine abschließende Bewertung zur Prozessversion (Revision) abgeben.

• Reviewverantwortliche

  Festlegen weiterer Reviewverantwortlicher, falls erforderlich.

Abschließend wird das Review gestartet. Alle Reviewteilnehmer und Reviewverantwortlichen werden zu dem Review automatisch benachrichtigt.

Der Inhalt des Reviews besteht im Wesentlichen aus der Kommentierung des Gesamtprozesses oder von Prozesselementen (Feedback) und der abschließenden Bewertung.

Die Kommentare können mit Labels versehen werden, um z.B. auf eine notwendige Entscheidung hinzuweisen oder einen Verbesserungsvorschlag hervorzuheben.

Die Bewertung kann in drei Varianten erfolgen.

•  Kann freigegeben werden

  Diese Prozessversion kann ohne Auflagen freigegeben werden

•  Kann unter Auflagen freigegeben werden

  Vor einer Freigabe sind die in der Diskussion angesprochenen Punkte zu korrigieren

•  Sollte nicht freigegeben werden

  Diese Prozessversion sollte nicht freigegeben werden

Freigabe

Ein Reviewverantwortlicher beendet das Review, nachdem er sich über das Reviewergebnis anhand des Feedbacks und der Bewertungen der Reviewteilnehmer ein Urteil gebildet hat. Er entscheidet mit dem Beenden des Reviews unmittelbar, ob die Prozessversion genehmigt oder abgelehnt wird.

Wenn eine Prozessversion (Revision) abgelehnt wird, dann müssen die in der Diskussion genannten Mängel im Prozess beseitigt werden, um eine verbesserte Prozessversion importieren und danach deren Freigabeprozess starten zu können.

Eine genehmigte Prozessversion wird im nächsten Schritt normalerweise veröffentlicht. Der Freigabeprozess kann anderes festlegen.

Veröffentlichung

Im Freigabeprozess sorgt die Veröffentlichung einer genehmigten Prozessversion dafür, dass die Prozessversion in einem zu bestimmenden Zeitraum als gültige Prozessversion im Prozessraum für alle Prozessnutzer zur Verfügung steht.

Als erstes sind dazu in einem Assistenten die Angaben zur Veröffentlichung zu erfassen:

• Gültigkeitszeitraum

  Der Gültigkeitszeitraum bestimmt, wann die Prozessversion als gültige Prozessversion für alle Prozessnutzer sichtbar ist. Bei Überschneidungen zum Gültigkeitszeitraum einer Vorgängerversion erhältst Du eine Meldung, um die Überschneidung ggf. zu entfernen.

• Änderungsbericht

  Der Änderungsbericht beschreibt die relevanten Änderungen der Prozessversion für die Prozessnutzer.

• Versionsnummer

  Die Versionsnummer wird (zusammen mit dem Versionslabel) unterhalb des Namens der Prozessversion im Kopfbereich des Prozesses angezeigt.

• Versionsbezeichnung (optional)

  Die Versionsbezeichnung wird (nach der Versionsnummer) unterhalb des Namens der Prozessversion im Kopfbereich des Prozesses angezeigt.

• Prozess veröffentlichen

  Der Assistent fasst die Angaben zur Veröffentlichung zusammen. Wähle Prozess veröffentlichen, um die Prozessversion zu veröffentlichen.

  Die Prozessversion wird im angegebenen Gültigkeitszeitraum als gültige Prozessversion für alle Prozessnutzer sichtbar sein.