Status eines Prozesses

Prozesse durchlaufen insbesondere im Freigabeprozess verschiedene Status.

Der Lebenslauf eines Prozesses beginnt mit einem Entwurf, der im integrierten Modeler von Bpanda erstellt wird, oder mit dem Import eines Prozesses aus einem Modellierungstool. Bevor der Prozess zu einer gültigen Version für einen bestimmten Zeitraum wird, durchläuft er normalerweise einen Freigabeprozess, dessen Kernstück das Review ist. Dazu muss ein Entwurf als Revision eingereicht werden. Ein erstmals importierter Prozess stellt ebenfalls eine Revision dieses Prozesses dar.

Eine Revision hat vier mögliche Wege: Sie wird im Review begutachtet und genehmigt, dann wird sie veröffentlicht. Sie wird im Review abgelehnt, dann wird sie nicht veröffentlicht. Sie wird ohne Review freigegeben und veröffentlicht. Oder sie wird im Freigabeprozess verworfen.

Die Veröffentlichung eines Prozesses geschieht als Version für einen bestimmten Gültigkeitszeitraum. Dadurch ergeben sich die Status “Gültig” und “Nächste” für jeweils genau eine Version und “Zukünftig” für alle nachfolgend gültigen Versionen. Nach dem Gültigkeitszeitraum ist die Version im Status “Abgelaufen”. Es kann immer nur eine Version des Prozesses den Status “Abgelaufen” haben. Den Gültigkeitszeitraum einer Version mit dem Status “Gültig”, “Nächste”, “Zukünftig” oder “Abgelaufen” kannst Du als Prozessverantwortlicher oder BPM-Manager nachträglich ändern. Den Beginn kannst Du nur ändern, solange die Version noch nicht gültig ist; er darf nicht in der Vergangenheit und nicht vor dem Beginn der Vorgängerversion liegen. Das Ende muss spätestens einen Tag vor dem Ende der Nachfolgeversion liegen; bei einer abgelaufenen Version lässt es sich nur ändern, solange keine Nachfolgeversion veröffentlicht ist. Überschneidet sich der neue Zeitraum mit einer angrenzenden Version, verschiebt Bpanda deren Beginn oder Ende und zeigt Dir das vorher an.

Eine Version kann entweder erneut im Modeler oder im Modellierungstool bearbeitet werden und danach als neue Revision des Prozesses den Freigabeprozess durchlaufen. Alle Versionen, die älter sind als die Version mit dem Status “Abgelaufen”, haben den Status “Ungültig”. Den Status “Ungültig” können mehrere zurückliegende Versionen des Prozesses haben.

Status	Beschreibung
Entwurf	Ein Entwurf wird in Bpanda als Skizze (Name, Beschreibung), Happy Path (mit synchronem Diagramm) oder Modelerdiagramm erstellt und kann als Prozessrevision eingereicht werden. Dieser Zustand wird auf der Seite der textuellen Erfassung eines Prozesses (Happy-Path-Editor) und auch in den Suchergebnissen angezeigt. Ein Prozess, der mit dem Happy-Path-Editor oder Modeler erstellt wurde, kann erneut als Entwurf bearbeitet werden. Sichtbarkeit: Nur für den erstellenden oder bearbeitenden Nutzer
Importiert	Die Revision wurde eingereicht (Entwurf) oder importiert (Modellierungstool) und kann gemäß des Freigabeprozesses weiterbearbeitet werden. Normalerweise ist der nächste Schritt ein Review der Prozessrevision. Sichtbarkeit: BPM-Manager, Verantwortliche und Mitwirkende des Prozesses
Im Review	Die Revision befindet sich im Review und wird aktuell von den Reviewteilnehmern auf Richtigkeit und Schwachstellen geprüft. Sichtbarkeit: BPM-Manager, Prozessverantwortliche, Reviewverantwortliche und Reviewteilnehmer
Genehmigt	Die Revision wurde im Review genehmigt. Dafür wurde nach Abschluss des Reviews eine positive Entscheidung über die Freigabe des Prozesses getroffen. Sichtbarkeit: BPM-Manager, Prozessverantwortliche, Reviewverantwortliche und Reviewteilnehmer
In Freigabe	Die Revision wurde ohne vorhergehendes Review freigegeben. Dieser Status wird auf der Seite der Suchergebnisse angezeigt. Auf der Prozessseite wird “Importiert” angezeigt. Sichtbarkeit: BPM-Manager, Verantwortliche und Mitwirkende des Prozesses
Nicht veröffentlicht	Die Revision wurde im Review nicht genehmigt und somit nicht veröffentlicht. Sichtbarkeit: BPM-Manager, Verantwortliche und Mitwirkende des Prozesses sowie Reviewverantwortliche und Reviewteilnehmer des Reviews
Verworfen	Die Revision wurde vor ihrer Veröffentlichung verworfen. Sichtbarkeit: BPM-Manager, Verantwortliche und Mitwirkende des Prozesses
Zukünftig	Die Version ist freigegeben, ihr Gültigkeitszeitraum beginnt aber erst nach dem der Version mit dem Status “Nächste”. Sobald ihr Zeitraum beginnt, wird sie gültig. Alle Versionen, die nach der Version mit dem Status “Nächste” gültig werden, haben den Status “Zukünftig”. Sichtbarkeit: Alle Nutzer. Eine Ausnahme bilden die explizit für den Prozess gesperrten Nutzer.
Nächste	Die Version ist freigegeben, und ihr Gültigkeitszeitraum beginnt direkt nach dem der aktuell gültigen Version. Sie wird nach Ablauf der aktuell gültigen Prozessversion gültig und wechselt dann automatisch ihren Status auf “Gültig”. Sichtbarkeit: Alle Nutzer. Eine Ausnahme bilden die explizit für den Prozess gesperrten Nutzer.
Gültig	Die Revision wurde im letzten Schritt des Freigabeprozesses als Version für den aktuellen Zeitraum als gültig veröffentlicht. Mit der Veröffentlichung bekommt eine Version immer einen Gültigkeitszeitraum. Innerhalb des Gültigkeitszeitraums wird der Status am Prozesstitel angezeigt. Sechs Wochen vor Ablauf der Gültigkeit erhalten Prozessverantwortliche und BPM-Manager eine Aufgabe; rund vier Wochen vorher bekommen die Prozessverantwortlichen zusätzlich eine Benachrichtigung, die sich bis zum Ablauf wöchentlich wiederholt. Beides entfällt, wenn schon eine Nachfolgeversion veröffentlicht ist. Sichtbarkeit: Alle Nutzer. Eine Ausnahme bilden die explizit für den Prozess gesperrten Nutzer.
Abgelaufen	Der Gültigkeitszeitraum der Version ist verstrichen. Für Prozessnutzer taucht die Version nicht mehr in der Suche auf, sie kann jedoch über die Versionshistorie aufgerufen werden. Die Aufgabe der Prozessverantwortlichen und BPM-Manager lautet dann “Die Version Deines Prozesses ‘<Name>’ ist abgelaufen. Bitte kümmere Dich um eine neue Prozessversion”. Sichtbarkeit: Alle Nutzer. Eine Ausnahme bilden die explizit für den Prozess gesperrten Nutzer.
Ungültig	Die Version ist der Vorgänger einer abgelaufenen oder ungültigen Version. Für Prozessnutzer taucht die Version nicht mehr in der Suche auf, sie kann jedoch über die Versionshistorie aufgerufen werden. Sichtbarkeit: Alle Nutzer. Eine Ausnahme bilden die explizit für den Prozess gesperrten Nutzer.