Fragen von Prozessverantwortlichen und -mitwirkenden

Welche Aufgaben Prozessverantwortliche und Prozessmitwirkende haben, wie Du einem Prozess Benutzer mit Rollen hinzufügst, die Sichtbarkeit einstellst, Prozesse aktualisierst und Dokumente oder Videos anhängst.

Der Prozessverantwortliche verantwortet als Experte inhaltlich einen Prozess. Er ist Ansprechpartner für alle Prozessnutzer und verfügt über alle Berechtigungen zum verantworteten Prozess.

Ein Prozessmitwirkender kann zur fachlichen Unterstützung des Prozessverantwortlichen zugeordnet werden.

Ich wurde Prozessverantwortlicher, welche Aufgaben habe ich?

Der BPM-Manager ordnet Dich einem Prozess als Prozessverantwortlicher zu, wenn Du für diesen Prozess Verantwortung trägst. Bei einem neuen Prozess kann das auch der Prozessdesigner schon im ersten Entwurf tun; dann bist Du direkt nach dem Einreichen als Prozessverantwortlicher eingetragen.

Was diese Rolle darf, steht in Rollen und Berechtigungen.

Ich bin Prozessmitwirkender, was kann ich tun?

Der BPM-Manager oder der Prozessverantwortliche ordnet Prozessmitwirkende einem Prozess zu. Prozessmitwirkende leisten vor allem fachlich-inhaltliche Unterstützung für den Prozessverantwortlichen.

Als Prozessmitwirkender kannst Du für ausreichende, zutreffende und aktuelle Informationen zum Prozess sorgen, indem Du dem Prozess Anhänge (Links, Dokumente, Video-Links) hinzufügst und sie aktuell hältst.

Wie kann ich als Prozessverantwortlicher einem Prozess Benutzer mit bestimmten Rollen hinzufügen?

Als Prozessverantwortlicher kannst Du einem Prozess Benutzer in verschiedenen Rollen hinzufügen.

• Als Prozessbeteiligte sehen die Benutzer die aktuell gültige Version der Prozesse, an denen sie beteiligt wurden, unter Relevante Prozesse und werden bei Änderungen automatisch benachrichtigt. Für Prozessbeteiligte wird dadurch deutlicher, welche Prozesse für sie relevant sind.
• Als Prozessmitwirkende können die Benutzer alle Versionen der Prozesse sehen, denen sie zugeordnet wurden. Sie sehen die Prozesse unter Relevante Prozesse und werden bei Änderungen automatisch benachrichtigt. Außerdem können sie Anhänge hinzufügen.

Als Prozessverantwortlicher kannst Du zudem weitere Prozessverantwortliche hinzufügen und Benutzer für bestimmte Prozesse sperren.

Um Benutzer mit bestimmten Rollen hinzuzufügen, wähle auf der Prozessseite ⋮ Rollen und Berechtigungen. Ein Dialog erscheint. Wähle aus, ob Du Mitglieder oder Gruppen hinzufügen willst. Aktiviere die Auswahlfelder der Benutzer oder Gruppen, die der jeweiligen Rolle hinzugefügt werden sollen. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Auswahl übernehmen. Siehe Einen Prozessverantwortlichen festlegen und Beteiligte und Mitwirkende eines Prozesses festlegen.

Wenn Du ein Review anlegst, bist Du zunächst selbst Reviewverantwortlicher und kannst weitere oder andere festlegen. Der Reviewverantwortliche ist Ansprechpartner für alle Reviewteilnehmer, verfügt über alle Berechtigungen zum verantworteten Review und entscheidet beim Beenden des Reviews über die Freigabe. Die freigegebene Revision veröffentlicht danach der Prozessverantwortliche oder ein BPM-Manager.

Wie kann ich meine Prozesse aktualisieren?

Die Wege in den Prozessraum beschreibt Fragen von Prozessdesignern.

Entwürfe erstellen Prozessdesigner und BPM-Manager. Auch Prozessverantwortliche können einen Entwurf erstellen, darin aber nur Name, Beschreibung, Anhänge und Architekturbeziehungen pflegen. Das Diagramm können sie nicht anpassen.

Als Prozessverantwortlicher bist Du auch für die Aktualisierung der Prozesse zuständig. So aktualisierst Du einen Prozess: Du stellst eine aktualisierte Prozessversion (Revision) bereit. Sie durchläuft den Freigabeprozess. Am Ende wird sie freigegeben und mit einem Gültigkeitszeitraum veröffentlicht. Ohne neue Revision kannst Du einen Entwurf erstellen, um Prozesseigenschaften für die EAM-Auswertungen, Name, Beschreibung, Anhänge und Architekturbeziehungen zu pflegen.

Einen Prozess aus einem Modellierungswerkzeug aktualisierst Du, indem Du die geänderte Fassung erneut als BPMN-Datei importierst. Prozesse aus Innovator lädst Du mit dem Innovator Connector hoch; er ordnet die neue Fassung von selbst ihrem Vorgänger zu.

Wie stelle ich als Prozessverantwortlicher die Sichtbarkeit meines Prozesses ein?

Als Prozessverantwortlicher sperrst Du einzelne Benutzer oder Gruppen für einen Prozess; er ist für sie dann nicht sichtbar. Den Weg beschreibt Beteiligte und Mitwirkende eines Prozesses festlegen — ⋮ Rollen und Berechtigungen, Abschnitt Gesperrte Benutzer.

Wie kann ich Prozesse löschen oder entfernen?

Prozesse können aufgrund von Revisionssicherheit nicht gelöscht oder entfernt werden. Um Prozesse nicht mehr erscheinen zu lassen, können diese ausgeblendet werden.

Siehe auch: Prozesse aus- oder einblenden

Wie kann ich einem Prozess ein Dokument hinzufügen?

Als Prozessverantwortlicher und Prozessmitwirkender kannst Du einem Prozess Dokumente bis zu einer Größe von 50 MB hinzufügen.

Um den Dialog zum Hinzufügen eines Dokuments zu öffnen, klicke auf der Prozessseite im Register Übersicht im Abschnitt Anhänge auf das Plus-Symbol und wähle Dokumente, Link oder Video.

Der Standarddialog zum Öffnen einer Datei erscheint. Wähle die Datei aus. Das Dokument wird in einer Liste dargestellt und kann durch eine Beschreibung ergänzt werden. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Speichern.

Du kannst das Dokument im gleichen Dialog über das Entfernen-Symbol wieder entfernen.

Das Dokument wird im Abschnitt Anhänge angezeigt. Die Beschreibung kannst Du über ⋮ aufrufen.

Wie und wann erfahre ich, dass ein veröffentlichter Prozess ungültig wird oder ist?

Solange es keine Nachfolgeversion gibt, erfährst Du es als Prozessverantwortlicher auf drei Wegen. Ab sechs Wochen vor Ablauf zeigt das Register Übersicht der Prozessseite den Hinweis “Diese Version läuft … ab”. Ebenfalls ab sechs Wochen vorher steht unter Meine Aufgaben die Aufgabe “Die Version Deines Prozesses ‘’ läuft ab”, für Dich und für die BPM-Manager. Rund vier Wochen vor Ablauf erhältst Du außerdem die Benachrichtigung “Der Prozess ‘’, Revision , wird am ungültig.” Sie wiederholt sich bis zum Ablauf wöchentlich und steht auch in der täglichen E-Mail-Zusammenfassung (siehe Wann Du welche Benachrichtigung erhältst).

Wenn die Gültigkeit abgelaufen ist, lautet die Aufgabe “Die Version Deines Prozesses ‘’ ist abgelaufen. Bitte kümmere Dich um eine neue Prozessversion”. Siehe Wann Du welche Aufgabe erhältst.

Wie kann ich einem Prozess ein erläuterndes Video hinzufügen?

Als Prozessverantwortlicher und Prozessmitwirkender kannst Du einem Prozess Links auf Videos hinzufügen, um z.B. allen Benutzern ein erläuterndes Video bereitzustellen.

Um einem Prozess einen Link auf ein Video hinzuzufügen, benötigst Du den Link auf das Video, den die jeweilige Video-Plattform (YouTube oder Vimeo) zur Verfügung stellt. Kopiere dort den Video-Link, um ihn anschließend im URL-Feld einzufügen.

Um den Dialog zum Einfügen eines Videolinks zu öffnen, klicke auf der Prozessseite im Register Übersicht im Abschnitt Anhänge auf das Plus-Symbol und wähle Dokumente, Link oder Video.

Ein Dialog erscheint, in dem Du den Video-Link im Feld URL einfügen kannst. Um die Videoverknüpfung dem Prozess hinzuzufügen, klicke auf Hinzufügen. Das Video wird in einer Liste dargestellt und kann durch eine Beschreibung ergänzt werden. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Speichern.

Du kannst die Verknüpfung im gleichen Dialog über das Entfernen-Symbol entfernen.

Die Verknüpfung ist angelegt und das Video wird im Abschnitt Anhänge angezeigt. Die Beschreibung kannst Du über ⋮ aufrufen.